Stellenausschreibung
Kennziffer 32/2024
An der Philosophischen Fakultät der Universität Erfurt ist zum 01.07.2024 folgende Stelle im Umfang von 28 Wochenstunden zu besetzen:
Sekretariatsbeschäftigte*r (w/m/d)
Entgeltgruppe 6 TV-L (70 %)
Aufgabengebiet
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie mehreren Professuren innerhalb der Philosophischen Fakultät zugeordnet und übernehmen schwerpunktmäßig die Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben, wie:
- Büroorganisation und Aktenführung
- Postbearbeitung und allgemeine Korrespondenz (auch englischsprachig)
- Terminplanung/-verwaltung
- Planung und Organisation von Dienstreisen für alle Mitarbeitenden der zu betreuenden Professuren
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen) sowie eigenverantwortliche Nachbereitung und Abrechnung
- Vor-/Nachbereitung von Sitzungen (einschließlich Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen und Protokollerstellung)
- Abwicklung des Publikumsverkehrs und Auskunftserteilung
- Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushalts-/Drittmittel (inkl. Fristwahrung)
- Bewerbungsmanagement (Mitwirkung im Rahmen von Einstellungsprozessen)
- Erstellung und Pflege von Webseiten, Verzeichnissen, Übersichten und Verwaltungsdatenbanken
Darüber hinaus wirken Sie bei der organisatorischen Planung der Lehrveranstaltungen mit und unterstützen die in Ihrem Bereich tätigen Wissenschaftler*innen administrativ.
Aufgrund der spezifischen Ausrichtungen der zu betreuenden Professuren sind umfangreiche Teilaufgaben auch in Englisch zu erledigen.
Was wir erwarten
- eine mindestens mit gut abgeschlossene Berufsausbildung, die Sie für Tätigkeiten im Sekretariatsbereich qualifiziert, wie zum Beispiel Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Sekretär*in
- nachgewiesene mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung
- sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Text- und Datenverarbeitungsprogrammen und Datenbanken
- gründliche Fachkenntnisse bei der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln/Buchhaltung sowie ökonomisches Denkvermögen
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Darüber hinaus sind wünschenswert:
- einschlägige Kenntnisse der Grundsätze der Hochschulfinanzverwaltung
- Kenntnisse der Strukturen und Prozesse im Hochschulbereich (Gremien- und Verwaltungsabläufe)
- Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-Systemen, bevorzugt TYPO3
- überdurchschnittliche Organisationsfähigkeit und Umsetzungsstärke
- Erfahrungen im Konfliktmanagement
- sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie serviceorientiertes Auftreten und Handeln
Was wir bieten
Die Universität Erfurt fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Privatleben. Sie bietet hierfür flexible Arbeitszeiten sowie diverse Weiterbildungsmöglichkeiten. Außerdem bestehen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements eine Reihe von Gesundheits- und Präventionsangeboten.
Anmerkungen
Die Stelle steht unbefristet zur Verfügung.
Die Universität Erfurt versteht sich als weltoffene Arbeitgeberin, die wertschätzend mit Vielfalt umgeht. Sie engagiert sich für Diversität und Geschlechtergerechtigkeit und begrüßt Bewerbungen, die dazu beitragen. Die Universität Erfurt hat das Audit „Vielfalt gestalten“ erfolgreich durchlaufen und ist als „familiengerechte hochschule“ auditiert.Männersind in diesem Bereich unterrepräsentiert und werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Menschen sowie diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung, fachlicher Leistung und Befähigung bevorzugt eingestellt.
Für inhaltliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführerin der Philosophischen Fakultät, Frau Susan Bretschneider (Tel.: 0361/737 4002, E-Mail: susan.bretschneider@uni-erfurt.de).
Bewerbung/Frist
Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien, Fortbildungsnachweise, Sprachnachweise) senden Sie bitte ausschließlich online bis zum 23.05.2024 über das Bewerbungsmanagementsystem der Universität Erfurt.
Hinweis zur Kostenübernahme
Die durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden nicht durch die Universität Erfurt übernommen.
